BEHEREN IS ONTZORGEN
VVE BEHEER
Als u een appartement koopt wordt u geen eigenaar van dat appartement. U wordt samen met de andere eigenaren mede-eigenaar van het hele gebouw en u wordt lid van de Vereniging van Eigenaren (VvE).
De VvE behartigt de gemeenschappelijke belangen van de eigenaren en is verantwoordelijk voor het onderhoud van alles wat gemeenschappelijk is en voor de gezamenlijke verzekeringen.
Vaak is er binnen een VvE onvoldoende tijd, kennis en kunde om de VvE te kunnen beheren. Er komt namelijk veel bij kijken. Reglementen, vergaderen, incasso ledenbijdrage, administratie, jaarverslag, bestuur, kascommissie, meerjarenonderhoudsplan, verzekeringen, onderhoud, offertes, begeleiding onderhoud, etc.
Daarnaast kan het vervelend zijn om privé en zakelijk contact met mede-eigenaren te combineren, helemaal als deze zich niet aan de regels houden en ze daarop gewezen moeten worden.
Kortom, bij het beheren van een VvE komt heel veel kijken. Een professionele beheerder is dan ook onmisbaar en met een professionele beheerder haalt u zowel kennis als een onafhankelijke partij in huis.
Wij zijn persoonlijk, betrokken, goed bereikbaar, lossen problemen op en komen naar u toe, kortom een beheerder waar u op kan bouwen en vertrouwen.
WIJ DOEN HET ANDERS
DOCUMENTATIE
Veel beheerders maken gebruik van ingewikkelde pakketten om alle documentatie van de VvE op te slaan. De beheerders werken dagelijks met deze software, maar vergeten dat u als gebruiker daar niet regelmatig komt. Wanneer u dus iets zoekt zoals de polis van de gebouwenverzekering, facturen die betaald zijn voor onderhoud of de reglementen van de VvE dan ziet u vaak door de bomen het bos niet meer.
Wij archiveren alle documenten op zo’n manier dat het voor iedereen in een oogopslag terug te vinden is in mappen net zoals op uw eigen computer.
LEESBAAR JAARVERSLAG
Bij ons krijgt u geen ingewikkelde balans met termen die u moeilijk thuis kunt brengen zoals debiteuren, crediteuren, vlottende en vaste activa, liquiditeit, dotatie, buitengewoon en onverdeeld resultaat, etc. Wij maken de balans zo op dat die voor u leesbaar is. In een oogopslag kunt u zien wat er ‘in de pot zit’ voor toekomstige uitgaven, waar uw bijdrage aan wordt uitgegeven en wie er nog wat moet betalen.
De kascommissie heeft op deze manier veel minder werk en iedereen kan eenvoudig zien hoe de VvE er financieel voor staat.
REGLEMENTEN
Als eigenaar van een appartement krijgt u te maken met veel regels. Die staan allemaal in de reglementen van de VvE zoals de splitsingsakte, het modelreglement en het huishoudelijk reglement. Deze regels gelden voor iedereen, zowel voor eigenaren als voor gebruikers (bijvoorbeeld huurders). Wij wijzen iedereen in begrijpelijke taal op de inhoud hiervan en zorgen ervoor dat iedereen zich aan die regels houdt.
Vriendelijk, geduldig en met een heleboel uitleg hanteren wij de regels en zorgen wij er voor dat iedereen zich aan die regels houdt.
VVE BEHEERAdministratief Beheer
Een VvE kan je vergelijken met een bedrijf. En om binnen een bedrijf goed te kunnen functioneren moeten er afspraken worden gemaakt. Die afspraken moeten worden vastgelegd en zodanig gearchiveerd worden dat je die gemakkelijk weer kan terugvinden.
Ook moeten alle gegevens van alle eigenaren en gebruikers kloppen. In geval van calamiteiten, overtredingen van de regels, betalingsachterstand, onderhoud, vergaderingen, etc. moeten alle eigenaren en gebruikers bereikbaar zijn.
Wanneer de administratie niet op orde is leidt dat in alle gevallen tot ergernis en soms zelfs zorgen. Wij zorgen er dus voor dat alles goed gedocumenteerd wordt en makkelijk terug te vinden is.
Onder administratief beheer valt:
- de gegevens in de KvK controleren en bijwerken;
- bijhouden van de gegevens van eigenaren en gebruikers;
- nieuwe eigenaren informeren;
- opzetten en bijhouden van formele en informele overlegstructuren;
- jaarlijks organiseren, uitnodigen en bijwonen van de algemene ledenvergadering (ALV);
- maken van de notulen van de ALV.
- verzorgen van alle inkomende en uitgaande correspondentie;
- alle documenten logisch archiveren en toegankelijk maken voor alle leden;
- opvragen van de gebruikersverklaring (in geval van verhuur);
- toezien op naleving van de splitsingsakte en het splitsingsreglement;
- opstellen van en toezien op het naleven van het huishoudelijk reglement;
- begeleiding en ondersteuning bestuursleden;
- bemiddelende rol bij geschillen;
- aanspreekpunt voor politie, brandweer, gemeente, etc.
VVE BEHEERTechnisch Beheer
Nog steeds zijn er veel mensen die denken dat als ze een appartement kopen dat ze dat zelf kunnen of mogen onderhouden, maar dat is niet zo. Het hele gebouw, met alle appartementen erin is van alle eigenaren samen en dat moeten ze samen onderhouden. Het dak is dus van iedereen, de gevel is van iedereen, soms ook de kozijnen, maar zeker de standleiding, etc.
Het technisch beheer is van groot belang om het gebouw in goede staat te houden en moet samen uitgevoerd worden. Maar als iedereen denkt baas in eigen huis te zijn loopt men meestal vast of wordt onderhoud niet of niet tijdig uitgevoerd. Om schade te voorkomen en de waarde van het hele gebouw te behouden is goed technisch beheer dus een must.
Maar er komt meer kijken bij technisch beheer. Meerjarenonderhoudsplanning, offertes aanvragen en kunnen vergelijken, aannemers opdracht geven en aansturen. Zaken waar bij schade en onderhoud de nodige kennis en kunde een vereiste is.
Goed technisch beheer bestaat uit een belangrijk takenpakket met daarin in ieder geval:
- MJOP en opstellen bijbehorende begroting;
- agenderen van onderhoudswerkzaamheden;
- afsluiten van onderhoudsovereenkomsten;
- aanvragen van offertes (en het beoordelen hiervan);
- behandeling en het opdragen van onderhoudswerkzaamheden;
- begeleiding en opvolging van klein en groot onderhoud;
- bouwkundige en technische adviezen;
- afhandelen van dagelijkse onderhoudsklachten;
- adviseren bij onderhoudswerkzaamheden;
- behandelen van schadeafwikkelingen.
VVE BEHEERFinancieel Beheer
Ongeveer de helft van de VvE’s spaart te weinig. En als er niet genoeg geld is kan dat leiden tot achterstallig onderhoud of schade die niet door de verzekering gedekt wordt met alle financiële gevolgen die daar nog bij komen.
Daarom moet sinds 1 januari 2018 ieder VvE voldoende reserve hebben voor (groot) onderhoud van het gebouw. Deze reserve kan als volgt gevormd worden:
- Door een jaarlijkse bijdrage gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) of;
- door een jaarlijkse bijdrage ter grootte van 0,5% van de herbouwwaarde.
Eigenaren kunnen ook besluiten om geen geld in een reservefonds te storten, maar dat mag alleen:
- als de individuele eigenaren de kosten voor onderhoud direct beschikbaar hebben en zij onmiddellijk kunnen betalen wanneer onderhoud nodig is of;
- de bank een bankgarantie heeft afgegeven aan de VvE.
Het onderhoud vindt niet regelmatig plaats. Schilderwerk na vijf jaar, de gevel na tien jaar, het dak na twintig jaar om maar een paar voorbeelden te noemen, maar er kan ook incidenteel wat zijn met het riool of een lekkage, etc. Daarnaast zijn er ook nog regelmatig terugkerende kosten zoals de premie voor de verzekeringen en de kosten van de bank.
Net als bij een bedrijf moet ook alles financieel kloppen. Er komt geld in en er gaat geld uit. Daar moeten afspraken over worden gemaakt en er moet een goede, leesbare boekhouding zijn die op de cent nauwkeurig klopt.
Financieel beheer is voor een VvE dus enorm belangrijk en omvat alle taken met betrekking tot het regelen van de financiën van de VvE. Deze werkzaamheden zijn vrij omvangrijk om allemaal te benoemen, maar de belangrijkste zaken waar u onder andere aan kan denken zijn:
- openen van een bankrekening op naam van de VvE;
- opstellen van de begroting met de daaruit voortvloeiende VvE-bijdragen;
- incasseren van onder andere de maandelijkse bijdrage;
- signaleren en bewaken van achterstanden;
- opstellen van de jaarrekening;
- verrichten van de betalingen;
- beheer en administratie van de bankrekening;
- maken van de jaarstukken;
- opstellen van een begroting o.b.v. het MJOP;
- financieel afhandelen van (verzekerings)schade.
VVE DIENSTENVvE oprichten
Een nieuwe VvE wordt opgericht wanneer een gebouw in delen (appartementen) wordt gesplitst. Er moet dan een splitsingsakte worden opgesteld bij de notaris en in die splitsingsakte wordt de VvE opgericht. In de splitsingsakte worden bijzondere regels opgemaakt en wordt verwezen naar het modelreglement. Het is dan vaak verstandig om ook het oprichten van de VvE al door ons te laten begeleiden. Wij kijken vooruit op welke situaties kunnen ontstaan en hoe je daar met de juiste reglementen al op vooruit kunt lopen zodat in de toekomst de splitsingsakte niet opnieuw hoeft te worden veranderd.
Na de notaris moeten de VvE en de bestuurder van de VvE worden ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Daarna kan een bankrekening worden geopend.
Wij maken in de tussentijd een concept begroting o.b.v. het MJOP en organiseren volgens de gestelde eisen een openingsvergadering waarin onder andere de hoogte van de bijdrage zal worden besproken.
Na de openingsvergadering vragen we de noodzakelijke verzekeringen aan, gaan we alle gemaakte afspraken uitvoeren en zetten we de administratie op zodat we aan het eind van het jaar het jaarverslag kunnen opmaken.
VVE DIENSTENVvE activeren
Een slapende VvE is opgericht. Er is dus een splitsingsakte waar de naam van de VvE in staat en er is een splitsingsreglement.
Een slapende VvE is niet actief. Er zijn geen gezamenlijke verzekeringen, er wordt niet gespaard voor onderhoud, er is geen administratie en er wordt niet vergaderd.
Een slapende VvE moet dus geactiveerd worden. De werkzaamheden zijn hetzelfde als bij een VvE die opgericht moet worden:
- de inschrijving van de VvE in de KvK aanpassen of;
- de VvE alsnog inschrijven in de KvK;
- openen van een bankrekening op naam van de VvE;
- MJOP op laten stellen;
- concept begroting o.b.v. MJOP maken;
- organiseren van de openingsvergadering;
- alle noodzakelijke verzekeringen aanvragen;
- administratie en boekhouding opzetten;
- alle afspraken uit de openingsvergadering uitvoeren.
VVE DIENSTENOverstappen naar een nieuwe beheerder
Bent u niet tevreden over uw huidige beheerder?
Krijgt u geen goed antwoord op uw vragen?
Wordt het hanteren van de regels niet goed nageleefd?
Kunt u uw bestanden niet eenvoudig inzien of opvragen?
Wordt onderhoud niet of niet goed uitgevoerd?
Is het jaarverslag voor u abracadabra?
Dan wordt het tijd om naar ons over te stappen.
Wij hebben een vast stappenplan waarmee wij u alle werkzaamheden uit handen nemen. Wij zeggen de huidige beheerovereenkomst voor u op en verzorgen alle werkzaamheden die nodig zijn zoals het overdragen van het dossier en de bankrekening, controle van de administratie, de verzekeringen, de beginbalans etc.
Als alles compleet en op orde is organiseren wij de openingsvergadering om de staat van het gebouw, de lopende zaken, klachten en vragen goed te inventariseren en op te kunnen pakken.
VVE DIENSTENVerzekeringen afsluiten
Iedere VvE is verplicht twee verzekeringen af te sluiten:
- Een gebouwenverzekering.
Deze dekt schade aan het gebouw door bijvoorbeeld storm, brand, inbraak, of een gesprongen leiding. - Een aansprakelijkheidsverzekering (AVB).
Deze dekt schade aan derden (of spullen van derden) die veroorzaakt worden door (gebreken aan) het pand. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een dakpan die van het dak waait en schade aan een auto veroorzaakt.
Er zijn nog diverse andere verzekeringen die afgesloten kunnen worden voor de VvE, maar die niet verplicht zijn. Denk hierbij aan de:
- bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering;
- rechtsbijstandverzekering;
- milieuschadeverzekering.
Aangezien wij een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) hebben om over VvE-verzekeringen te mogen adviseren letten wij voor u bij het adviseren van de gebouwenverzekering naast de polisvoorwaarden ook op de hoogte van de premie en het eigen risico. Wij sluiten de VvE-verzekeringen indien gewenst zelfs provisieloos voor u af en geven een laagste-prijs-garantie en altijd de hoogste dekking.
VVE DIENSTENVastgoedbeheer
Bent u vastgoedbelegger met meerdere panden of een particuliere eigenaar die zijn woning of appartement verhuurd dan kunnen we ook voor u het vastgoedbeheer verzorgen.
Wij zijn dan het aanspreekpunt voor de huurder in geval van calamiteiten zoals een lekkende kraan, ongedierte, verwarming of elektra dat uitvalt en jaarlijks onderhoud van de CV-ketel. Maar wij verzorgen ook een uitgebreide intake waarbij wij de staat van de woning minutieus vastleggen om ervoor te zorgen dat de woning net zo weer wordt opgeleverd aan het einde van de verhuurperiode.
Wij verzorgen ook de incasso van de huur, wikkelen de borg af en verrekenen die met het verbruik van de nutsvoorzieningen (gas, warmte, elektra en water) en eventueel herstelkosten van schade die is toegebracht aan de woning.
Wij gaan voor u zoek naar een nieuwe huurder en leveren de woning weer keurig op voor de nieuwe huurder.
Kortom, u heeft er geen omkijken naar.
VVE DIENSTENOnderhoud
Voor groot onderhoud van het gebouw van uw VvE vragen wij altijd meerdere offertes op, vergelijken die met elkaar, leggen de verschillen uit, bespreken welke het meest gunstig is en vragen eventueel aangepaste offertes op. Zodra de VvE ons akkoord geeft geven wij opdracht om de werkzaamheden uit te voeren en communiceren wij de planning en de werkzaamheden naar alle bewoners.
Alle onderhoudswerkzaamheden worden door ons begeleid. Wij houden toezicht op de kwaliteit van de uitvoering van het werk en betalen de (deel)facturen alleen na deugdelijke oplevering en volledige tevredenheid van de VvE.
Onderhoud besteden wij in principe altijd uit, maar wij kunnen ook in eigen beheer klein onderhoud en renovaties uitvoeren.
Bij spoedeisende schade schakelen wij zo snel mogelijk gekwalificeerde bedrijven in om verdere schade te voorkomen of om de schade vakkundig te laten herstellen.
Wij doen alles in goed overleg en proberen u zoveel mogelijk te ontzorgen.
VVE DIENSTENAppartement verkopen
Is uw appartement onderdeel van een VvE die bij ons in beheer is? Dan bent u bij ons ook aan het goede adres voor de verkoop van uw woning.
Door onze uitgebreide kennis van alles wat met vastgoed te maken heeft (aan- en verkoop, financieren, verzekeren, en beheren, inclusief onderhoud en renovatie) en we uw VvE als geen ander kenner zijn we de ideale gesprekspartner voor u bij de verkoop van uw appartement.
Wij bepalen samen met u de reële verkoopprijs, verzorgen de foto’s en de plattegronden, zetten het appartement op alle reguliere kanalen en in ons eigen netwerk online, begeleiden uitgebreid alle bezichtigingen, onderhandelen en houden u van alles op de hoogte.
Na de verkoop verzorgen wij tevens de inspectie, informeren de notaris en gaan met u mee naar de overdracht.
Benieuwd wat we voor u kunnen betekenen? We geven u graag vrijblijvend informatie en advies.
VEEL GESTELDE VRAGEN
Als een gebouw is gesplitst is in appartementen dan bestaat er altijd een VvE. Soms is de VvE niet actief, dat heet een slapende VvE. De VvE bestaat dan wel, en die hoeft niet opgericht te worden, maar die moet wel actief gemaakt worden. Sinds 1 januari 2018 is dit verplicht.
Er is geen actieve controle op, maar wanneer u een appartement wil verkopen kan de notaris de overdracht tegenhouden als de VvE niet actief is. Omdat de makelaars dit weten controleren zij dit dus al voordat de woning in de verkoop wordt aangeboden.
Het gebouw waar u in woont bestaat uit meerdere delen, namelijk appartementen. Een appartement kan je niet kopen en je kan er ook geen eigenaar van worden. Appartementen zijn altijd eigendom van alle eigenaren samen en voor ieder appartement is (door de notaris) een gebruiksrecht afgegeven.
Dit wordt ook wel appartementsrecht genoemd en daar bent u eigenaar van.
Zodra u een appartementsrecht koop wordt u automatisch lid van de Vereniging van Eigenaren. Dit lidmaatschap kan niet opgezegd worden want het lidmaatschap van de VvE is verplicht. Het lidmaatschap eindigt automatisch wanneer u uw appartementsrecht verkoopt na overdracht bij de notaris.
Ja, er staat zelfs een geldboete op die kan oplopen tot € 19.500.
Ja, in de ALV wordt bepaald hoe hoog de bijdrage voor iedereen is. Als u deze niet betaald mag de VvE die incasseren. De incassoprocedure ligt meestal vast in de reglementen. Daar moet de VvE zich aan houden. Als u het appartement verhuurd en de huurder zou niet betalen is dat geen geldige reden om de bijdrage niet te betalen. Mocht u om een legitieme reden niet kunnen betalen zoals bijvoorbeeld door werkloosheid, arbeidsongeschiktheid of overlijden dan kan er een betalingsregeling worden getroffen.
De regels zijn vastgelegd in de splitsingsakte, in het splitsingsreglement (ook wel modelreglement genoemd) en het huishoudelijk reglement. Deze regels gelden voor de eigenaren die zelf in het appartement wonen en voor gebruikers die toestemming hebben van de eigenaar en van de VvE om in het appartement te wonen.
Ja, in het modelreglement staat dat een gebruiker (bijvoorbeeld een huurder) een gebruikersverklaring moet ondertekenen. Indien de gebruiker dit niet doet mag hij niet in het appartement wonen. Op het niet afgeven van een gebruikersverklaring staat een boete voor de eigenaar.
De meeste VvE’s hanteren hun eigen model gebruikersverklaring. Wij laten nieuwe eigenaren altijd weten waar ze die kunnen vinden.
Als u een appartement koopt, koopt u niet alleen het appartementsrecht, maar ook het aandeel in het reservefonds. Dat aandeel is het bedrag dat de eigenaar van het desbetreffende appartement op dat moment bij elkaar heeft gespaard voor de toekomstige kosten. U neemt dat aandeel over en u betaalt exact hetzelfde bedrag. Meestal zit dit in de koopsom, en hoeft u over dit deel geen overdrachtsbelasting te betalen.
Als u het appartement weer verkoopt draagt u uw aandeel weer over aan de volgende koper. die daar hetzelfde bedrag voor betaalt als wat u tot dan heeft opgebouwd. Omdat het eigendom is van de VvE krijgt u het van de VvE niet terug.
De waarde van het aandeel in de reserve wordt door ons berekend en middels een notarisverklaring naar de notaris gestuurd.
Op zoek naar
professioneel beheer?
WIJ HELPEN U VERDER
CONTACT
Natuurlijk is een website niet voldoende om te weten of wij voor u de juiste beheerder zijn. En er zijn diverse zaken waarbij persoonlijk contact belangrijk is zoals:
- meer informatie over onze werkwijze;
- uitleg over onze overstapservice;
- verzoek voor een offerte;
- een afspraak maken voor een presentatie aan uw VvE;
- uitleg over VvE-termen;
- hulp en/of advies bij het oprichten van een VvE;
- uw persoonlijke situatie toelichten.
Indien u ons persoonlijk wil spreken over bovenstaande of andere zaken neemt u dan gerust contact met ons op.
Wij zijn telefonisch, per e-mail en via WhatsApp bereikbaar, maar ook via het contactformulier.
© 2023 | De Heren van Beheer is onderdeel van Kant & Klaar | KvK 27148439 | Algemene Voorwaarden